Risicoanalyse is belangrijk voor zowel organisaties als accountants. Een risicoanalyse opstellen is wel lastig, want waar zitten overal risico's in? Hierbij de risico's die te vinden zijn in een aantal processen van ondernemingen. Met name handig voor de Overall Toets Accountancy.
Risicoanalyses
Een risico analyse kun je voor elk proces in je onderneming houden. Hierbij processen met de bijbehorende maatregelen. De processen zijn gewoon weergegeven en de te nemen maatregelen cursief gedrukt. In elk proces binnen een organisatie bevinden zich risico's. De risico's kan je ontdekken door regelmatig een casus te doen en je daarin trainen. Let er op dat onderstaande risico's voorbeelden zijn die te onderkennen zijn binnen processen. Er kunnen veel meer risico's zijn.
Opbrengsten
Sleepgevaar kasgeld; onvolledig/ te laat afdragen kasgeld bij de bank
Functiescheiding (hierna Fs) verkoper, bedrijfsleider en administatie; richtlijnen voor kasopmaak en storting; controle door administratie op tijdigheid en volledigheid kasafdrachten
Verschuivingsgevaar in opbrengstverantwoording tussen prijsverschillen
Verbandscontroles (hierna: VBCs) maken: maximale capaciteit minus leegstand= soll positie; koppelingen maken in het bestand dat systeem automatisch goede prijzen pakt
Crediteuren ontvangen kortingen; verantwoorde korting is onjuist
Onderscheid maken in debiteuren administratie naar verschillende soorten debiteuren en daar de bijbehorende kortingen aan koppelen
Verkoop met hoge kortingen; verschuivingsgevaar in opbrengstverantwoording van normale verkoop naar hoge kortingen Richtlijnen directie wanneer met hoge korting verkocht mag worden, autorisatie procedure vooraf aan de transactie
Bonusregelingen bij crediteuren; op balansdatum is bonusregeling onvolledig als schuld opgenomen
Bijhouden cumulatieve omzet per crediteur, fs bij registratie berekening en uitbetaling
Wel entreegeld betalen maar geen kaartje ontvangen; opbrengsten buiten verantwoording
Fs verkoop en controle bezit kaartjes; na controle kaarten zorgen voor een vernietigingsprocedure (afscheuren, knip in de kaart)
Verkopen afrekenen zonder inname van munten
Relatie goederenbeweging verkoop drank en ingenomen munten; oogtoezicht bedrijfsleider
Verkoop van drank buiten de aanbieding verantwoorden als aanbieding
Richtlijn hoe te handelen bij aanbiedingen; oogtoezicht bedrijfsleider
Gratis gebruik aan eigen personeel verantwoorden terwijl het is verkocht aan bezoekers
Richtlijn eigen gebruik, registratie door personeel, controle achteraf door administratie op procedure
Lage bezettingsgraad in een seizoen; onvolledige opbrengstverantwoording door te hoog voorstellen leegstand
Periodieke juistheidscontrole van leegstand; rapportage bezettingen per periode; analyse bezetting tov begroting, voorgaand jaar en perioden onderling
Vergoeding aan crediteuren is afhankelijk van factoren; factoren te hoog voorgesteld waardoor vergoeding te hoog is
Monsters nemen, laboratorium laten analyseren
Vergoeding aan crediteuren is afhankelijk van de geleverde hoeveelheid; hoeveelheid te hoog voorgesteld en vergoeding te hoog
Hoeveelheid wordt bij legen vastgesteld en geregistreerd
Inkoop
Risico dat gewone leveringen worden verantwoord als spoedbestellingen met toeslag, toeslagen worden onterecht verantwoord
Fs tussen bestelling, goederenontvangst en behandelen inkoopfactuur; let op procedure
Risico dat leveringen hebben plaats gevonden die zonder de kortingen worden verantwoord
Fs tussen bestelling, goederenontvangst en behandelen inkoopfactuur; interne cijferbeoordeling (hierna: CBO) op kortingen
Kosten
Urenregistratie dat er meer gewerkt is dan in werkelijkheid
Fs urenplanning en vaststelling gewerkte uren; inzet prikklok
Bij verschil in leeftijd hogere leeftijd verantwoorden in de urenregistratie, waardoor teveel loon wordt verantwoord
Aanname personeel kopie paspoort bewaren in dossier; fs tussen loonvaststelling en uitbetaling
Verschuivingsgevaar in het verantwoorden vankosten
Fs tussen afsluiten contracten, prestatiemeting en uitbetalen factuur; controle administratie factuur met contract
Kosten activeren/ten laste van resultaten rekening brengen; risico van verschuivingsgevaar
Autorisatie begrotingen door directie, verschillenanalyses uitgaven
Provisies; normale boekingen verantwoord als boekingen via een bureau
Autorisatie directie bij betalingen provisie, periodiek analyses betaalde provisies
Overig
Werken met annuleringsverzekering; risico dat resistutie wegens annulering te hoog wordt voorgesteld; bv geen annulering, geen verzekering, niet voldaan aan voorwaarden
Autorisatie restitutie na toetsing aanvraag met voorwaarden in polis
Verstrekken pasjes voor toegang; risico onvolledigheid opbrengstverantwoording
Gratis passen door bezettingsoverzichten; de rest passanten x aantal passen = soll positie van de te verantwoorden omzet
Ingrijpende aanpassingen; risico waardering te hoog
Registratie voorschriften en verwerking wijzigingen op de begroting
EDI; risico in vertrouwelijkheid, juistheid en volledigheid
Vastleggen verantwoordelijkheden, doen van encryptie tijdens datatransmissie, controle adhv authority profile
Vernietiging producten; risico dat verliezen te hoog worden voorgesteld en opbrengstverantwoording onvolledig is
Vernietiging door twee personen waarvan één in bewarende functie; opstellen protocol met ondertekening beide functionarissen
Verkoop bedorven producten/schade aansprakelijkheid; geen rekening mee gehouden in de jaarrekening
Interne kwaliteitscontrole uitvoeren door het laboratorium
Bij ontwikkeling worden niet goedgekeurde projecten of mislukte projecten in het ohw opgenomen
Periodiek ohw aansluiten met investeringsbegroting, voortgangsrapportage aansluiten met projectplan, analyse verschillen
Niet juist registreren van overuren/ toeslagen verantwoorden voor niet gemaakte overuren
Fs autorisatie en registratie overuren, jobtime = shoptime analyse, CBO tussen werkelijke uren en begrote uren
Inhuren duur personeel, verantwoorden als eigen personeel
Aansluiten met projectbegroting en contracten, CBO
Prijzen die overeengekomen zijn hoger dan dat wordt vastgelegd
Fs afsluiten contracten en facturering
Verschuivingsgevaar ohw dat verliezen niet tijdig genomen worden op projecten
Analyses voorcalculatie en realisatie, nadruk op codering van bestedingen en autorisatie
Betalen in termijnen, sleepgevaar
Fs tussen productie, facturering van termijnen en ontvangsten, controle op volledige facturering termijnen met vervalregister
